Как отфильтровать данные в excel по цвету

Обычная (простая) сортировка

Эта опция называется простой, потому что ее несложно использовать даже новичкам. В результате сортировки информация автоматически организуется в установленном порядке. Например, можно составить строки таблицы по алфавиту или упорядочить числовые данные от мелких к крупным.

Быстрая организация данных в таблице возможна благодаря набору инструментов «Сортировка и фильтр». Эта кнопка находится на вкладке «Главная», в правой ее части. Опции сортировки соответствуют формату выбранных ячеек.

1. Проверим работу инструментов в действии. Для этого откроем существующую таблицу с большим количеством записей, выберем ячейку в столбце текстового формата и откроем меню сортировки и фильтра. Появятся две опции. Представим, что нужно рассортировать список имен по алфавиту. Нужно кликнуть по кнопке «Сортировка от А до Я». Записи распределятся в указанном порядке.

1

1. Попробуем развернуть таблицу в обратную сторону – от конца к началу. Вновь необходимо открыть меню сортировки, теперь выбираем функцию «Сортировка от Я до А».

2

1. Рассортировать числа тоже возможно, но опции для этого появляются только после выбора ячейки числового формата. Кликнем по одной из таких ячеек и откроем «Сортировку и фильтр». В меню появятся новые функции – «По возрастанию» и наоборот. Для дат заготовлены опции сортировки «От старых к новым» и в обратную сторону.

Фильтрация по двум отдельным критериям. Как правильно ее сделать?

Расширенная фильтрация позволяет использовать различные формулы имеющейся электронной таблицы. Если вам необходимо разграничить ее сначала по одному критерию, потом по другому (отдельно друг для друга), необходимо:

1. Создать место для ввода параметра фильтрования. Удобнее всего оставлять это место над основной таблицей и не забывать копировать шапку (названия столбцов), чтобы не запутаться, в какую колонку вводить этот критерий.
2. Ввести нужный показатель для фильтрации. Например, все записи, чьи значения столбца больше 1000 (> 1000).
3. Пройти во вкладку «Данные». В разделе «Фильтрация и сортировка» выбрать пункт «Дополнительно».
4. В открывшемся окошке указать диапазоны рассматриваемых значений и ячейку со значением рассматриваемого критерия.
5. Нажать на Ок. После этого будет выведена отфильтрованная по заданному критерию таблица.
6. Скопировать результат разграничения. Вставить отфильтрованную таблицу куда-нибудь в сторону на том же листе Excel. Можно воспользоваться другой страницей.
7. Выбрать «Очистить». Данная кнопка находится во вкладке «Данные» в разделе «Фильтрация и сортировка». После ее нажатия отфильтрованная таблица вернутся в первоначальный вид. И можно будет работать с ней.
8. Далее необходимо снова выделить свободное место для таблицы, которая будет отфильтрована.
9. Потом нужно скопировать шапку (названия столбцов) основного поля и перенести их в первую строчку освобожденного под отфильтрованную структуру места.
10. Пройти во вкладку «Данные». В разделе «Фильтрация и сортировка» выбрать «Дополнительно».
11. В открывшемся окошке выбрать диапазон записей (столбцов), по которому будет проводиться фильтрация.
12. Добавить адрес ячейки, в которой записан критерий разграничения, например, «город Одесса».
13. Нажать на Ок. После этого произойдет фильтрация по значению «Одесса».
14. Скопировать отфильтрованную таблицу и вставить ее либо на другой лист документа, либо на той же странице, но в стороне от основной.
15. Снова нажать на «Очистить». Все, готово. Теперь у вас имеются три таблицы. Основная, отфильтрованная по одному значению (>1000), а также та, что отфильтрована по другому значению (Одесса).

Как наложить фильтр по дате на табличный массив

Существует ряд стандартных методов выполнения поставленной задачи, каждый из которых имеет свои нюансы. Для полного понимания темы, необходимо описать каждый способ по отдельности.

Способ 1. Использование опции «Фильтр»

Самый простой способ фильтрации табличных данных в Excel, который подразумевает соблюдение следующего алгоритма действий:

1. Составить табличку, на которую необходимо наложить фильтр по дате. В этом массиве должны присутствовать конкретные числа месяца.

Исходный табличный массив

1. Выделить составленную таблицу левой клавишей манипулятора.
2. Перейти во вкладку «Главная» в верхней панели инструментов главного меню Excel.
3. Нажать на кнопку «Фильтр» в отобразившейся панели опций. Также в этом разделе есть функция «Сортировка», которая меняет порядок отображения строк или столбцов в исходной таблице, сортируя их по какому-либо параметру.

Путь к наложению фильтра на табличный массив в Excel

1. После выполнения предыдущей манипуляции на таблицу будет наложен фильтр, т.е. в названии столбцов массива появятся небольшие стрелочки, нажав на которые можно будет раскрыть варианты фильтрации. Здесь нужно кликнуть по любой стрелке.

Стрелочки в заголовках столбцов, которые отобразятся после наложения фильтра

1. В открывшемся контекстном меню найти раздел «Область поиска» и выбрать месяц, по которому будет выполняться фильтрация. Здесь отображаются только те месяцы, которые есть в исходном табличном массиве. Пользователю необходимо поставить галочку напротив соответствующего месяца и нажать на «ОК» внизу окошка. Допустимо выбрать сразу несколько вариантов.

Выбор объекта, по которому будет производиться фильтрация

1. Проверить результат. В табличке останется только информация по месяцам, выбранным пользователем в окне фильтрации. Соответственно лишние данные исчезнут.

Финальный результат фильтрации

Способ 2. Использование опции «Фильтр по дате»

Это специальная функция, позволяющая сразу же фильтровать информацию в табличном массиве по датам. Чтобы ее активировать, необходимо проделать несколько шагов:

1. Аналогичным образом наложить фильтр на исходную таблицу.
2. В окне фильтрации найти строку «Фильтр по дате» и левой клавишей манипулятора кликнуть по стрелочке, расположенной справа от нее.
3. Раскроется выпадающее меню. Здесь представлены варианты фильтрации данных по дате.

Методы расширенной фильтрации в Excel

1. К примеру, нажать на кнопку «Между…».
2. Откроется окошко «Пользовательский автофильтр». Здесь в первой строчке необходимо указать начальную дату, а во второй конечную.

Заполнение окна «Пользовательский автофильтр» после выбора функции “Между…”

1. Проверить результат. В таблице останутся только значения, находящиеся в промежутке между указанными датами.

Способ 3. Выполнение фильтрации вручную

Данный метод прост по реализации, однако отнимает у пользователя много времени, особенно если приходится работать с большими по объему таблицами. Чтобы вручную выставить фильтр, необходимо:

1. В исходном табличном массиве найти даты, которые не нужны пользователю.
2. Выделить найденные строки левой клавишей мышки.
3. Нажать на кнопку «Backspace» с клавиатуры компьютера, чтобы удалить выделенные значения.

Способ 4. Использование расширенного фильтра по дате

Выше был рассмотрен метод фильтрации значений в табличном массиве на основе опции «Между…». Для полного раскрытия темы необходимо обсудить несколько вариантов расширенного фильтра. Рассматривать все разновидности фильтра нецелесообразно в рамках данной статьи. Чтобы наложить на таблицу тот или иной фильтр по дате, необходимо:

1. Наложить фильтр на таблицу через вкладку «Главная». О том, как это сделать, было рассказано выше.
2. Раскрыть выпадающий список в заголовке любого столбика в таблице и щелкнуть ЛКМ по строчке «Фильтр по дате».
3. Указать любой из вариантов. Для примера кликнем по строке «Сегодня».

Выбор опции «Сегодня» в расширенном фильтре Эксель

1. Информация в массиве отфильтруется по указанной дате. Т.е. в таблице останутся только те данные, у которых указана сегодняшняя дата. При выставлении такого фильтра Excel будет ориентироваться по дате, выставленной на компьютере.
2. Выбрав вариант «Больше…», пользователю придется задать определенное число. После этого в табличном массиве останутся даты, которые больше указанной. Все остальные значения будут удалены.

Срезы

Программа Microsoft Excel позволяет прикрепить к таблицам интерактивные элементы для сортировки и фильтрации – срезы. После выхода версии 2013-о года появилась возможность подключать срезы к обычным таблицам, а не только к сводным отчетам. Разберемся, как создать и настроить эти опции.

Создание срезов

1. Кликаем по одной из ячеек таблицы – на панели инструментов появится вкладка «Конструктор», которую нужно открыть.

1. На вкладке следует найти кнопку «Вставить срез» – кликаем по ней и переходим к новому открывшемуся окну.

22

1. Отмечаем галочками все поля, которые следует добавить в срез, и кликаем по кнопке «ОК».

23

Срезы выглядят, как диалоговые окна со списками кнопок. Названия пунктов зависят от того, какие элементы таблицы были выбраны при создании среза. Чтобы отфильтровать данные, нужно кликнуть по кнопке в одном из списков. Фильтрация по нескольким диапазонам данных возможна, если нажать кнопки в нескольких срезах.

Форматирование срезов

Редактирование внешнего вида срезов и их взаимодействия с другими элементами возможно с помощью специальных инструментов. Попробуем изменить цветовую схему.

1. Открываем вкладку «Параметры» и находим раздел «Стили срезов». В нем находятся темы для срезов разных цветов. Выбираем любую из них – цвет не повлияет на эффективность работы элемента. Сразу после клика по стилю срез приобретет указанные цвета.

24

1. Также возможно изменить положение срезов на экране. Воспользуемся кнопками «Переместить вперед» и «Переместить назад» в разделе «Упорядочить». Необходимо выбрать один из срезов и нажать кнопку на панели инструментов. Теперь при перемещении по экрану срез будет оказываться поверх всех срезов или попадет под них.
2. Удаление срезов – несложная операция. Выберите лишнее окно и нажмите клавишу «Delete» на клавиатуре. Срез исчезнет с экрана и перестанет влиять на фильтрацию данных в таблице.

Расширенный фильтр

Расширенный фильтр удобно использовать в тех случаях, когда результат отбора желательно поместить отдельно от основного списка. Для использования расширенного фильтра в отдельном диапазоне условий вводятся ограничения, в соответствии с которыми требуется произвести фильтрацию. По сравнению с автофильтром, в диапазоне условий можно задать более сложные условия отбора.
Диапазон условий должен состоять не менее чем из двух строк. В первой строке размещаются заголовки столбцов, во второй и последующих строках — соответствующие условия фильтра. Если не используются вычисляемые условия, то заголовки в диапазоне условий должны точно совпадать с заголовками столбцов списка.

Одно условие для одного столбца

Например, нужно из существующей таблицы выделить записи (строки) людей с ростом больше 180 см:

Сначала создаем Диапазон условий. Например:

Далее выделяем любую ячейку внутри таблицы и вызываем диалоговое окно Расширенного фильтра (на вкладке Данные в группе Сортировка и фильтр нажимаем кнопку Дополнительно:

Выбираем – скопировать результат в другое место, Исходный диапазон – оставляем (если мы предварительно выделили всю исходную таблицу), Диапазон условий – $D$24:$D$25, Поместить результат в диапазон – указываем любую ячейку в свободной области рабочего листа (где-нибудь ниже основной таблицы и диапазона условий):

Новая таблица будет нарисована в области с указанной ячейкой в левом верхнем углу. Если там находились какие-либо данные, то они будут перезаписаны. Отменить результат операции нельзя!

Результат фильтрации:

Несколько условий для одного столбца (логическое ИЛИ)

Например, в таблице с фамилиями в столбце, требуется отобрать все строки с фамилиями Симонов, Сидоров, Богданов. В этом случае используем следующий диапазон условий:

В диалоговом окне Расширенного фильтра указываем нужный диапазон условий (D38:D41) и новое место для отфильтрованной таблицы:

В результате получится таблица, содержащая только указанные фамилии:

Для числовых столбцов поступаем аналогично. Например, надо отобрать людей с ростом меньшим 160 см или большим 180 см. Для этого нужно задать следующий диапазон условий:

Несколько условий (логическое И)

Пусть необходимо отобрать людей с ростом, попадающим в диапазон от 160 см до 180 см, фамилия которых начинается на букву С. Для этого зададим следующий диапазон условий:

Таким же образом можно составлять более сложные условия отбора, комбинируя логические операции И и ИЛИ. Например:

Вычисляемые условия

В качестве условия можно использовать значение, являющееся результатом вычисления по формуле. При создании условия отбора с помощью формулы не используйте заголовок столбца в качестве заголовка столбца условий (либо оставьте условие отбора без заголовка, либо используйте произвольный текст).
Например, следующий диапазон условий используем для отбора строк, которые содержат в столбце Рост значения, превышающее среднее значение в столбце:

Формула, используемая для создания условия отбора, должна использовать относительную ссылку на первую ячейку в соответствующем столбце. Все остальные ссылки в формуле должны быть абсолютными ссылками, а формула должна возвращать результат ИСТИНА или ЛОЖЬ:

Результат фильтрации:

« Назад

Вперед »

Расширенный фильтр Excel

Функционал приложения, описанный в этой статье, предоставляет возможность гибкой настройки фильтрации данных. Он позволяет создавать такие условия отбора информации, которые невозможны в обычном фильтре.

Скачать пример c применением расширенного фильтра в Excel.

Находится расширенный фильтр по следующему пути: вкладка «Данные» -> область «Сортировка и фильтр» -> иконка «Дополнительно».

В качестве примера рассмотрим задачу:

«Имеется таблица, содержащая информацию о клиентах компании. В ней содержатся столбцы: номер клиента, регион, дата заключения договора, дата окончания договора, среднемесячная сумма заказа клиента, подключение к бонусной программе.

Необходимо клиентам, у которых заканчивается срок договора, и которые имеют достаточные суммы заказов в месяц для своего региона, предложить новые более выгодные условия сотрудничества. Отбор производиться по набору условий:

• Если до окончания срока договора осталось меньше месяца;
• Если среднемесячный заказ не менее 50 000 рублей для Москвы, 40 000 для Санкт-Петербурга, 35 000 для Казани и 30 000 рублей для Краснодара;
• Клиент не должен быть подключен к бонусам.

Вывести отработанный список на отдельный лист.»

Выполнить описанную задачу с применением стандартного фильтра не получится, так как он не позволяет выполнять отбор в столбце, зависящий от значений другой колонки. Именно здесь приходить на помощь расширенный фильтр Excel.

Наложение нескольких фильтров на таблицу Эксель

Фильтры в таблице Эксель можно комбинировать. Наложение нескольких фильтров происходит по принципу логического “И”. Что это значит, давайте посмотрим на примере.

Если у нас в таблице несколько колонок, то можно сначала установить фильтр, например, на первый столбец. При этом часть строк в соответствии с условием фильтра будет скрыта. Затем настроим фильтр в следующем столбце. В таком случае оставшиеся после первого фильтра строки будут дополнительно отфильтрованы. Проще говоря, к каждой строке будут применены сразу 2 фильтра — по первому столбцу и по второму.

При наложении каждого последующего фильтра количество отображаемых в таблице строк, удовлетворяющих условиям ВСЕХ фильтров, будет уменьшаться. Таким образом, последовательно накладывая несколько фильтров, можно из огромной таблицы в тысячи строк быстро сделать небольшую выборку.

С получившейся выборкой можно производить дальнейшие операции. Например, можно скопировать эти строки и перенести в другую таблицу. А можно наоборот, отфильтровать те строки, которые вы хотите вообще удалить! И тогда, сняв после их удаления фильтр, вы получите таблицу, очищенную от ненужных данных.

Теперь посмотрите видеоролик, в котором я показываю реальный пример фильтрации данных в прайс листе более чем из 15 000 строк.

Срезы

Срезы – это те же фильтры, но вынесенные в отдельную область и имеющие удобное графическое представление. Срезы являются не частью листа с ячейками, а отдельным объектом, набором кнопок, расположенным на листе Excel. Использование срезов не заменяет автофильтр, но, благодаря удобной визуализации, облегчает фильтрацию: все примененные критерии видны одновременно. Срезы были добавлены в Excel начиная с версии 2010.

Создание срезов

В Excel 2010 срезы можно использовать для сводных таблиц, а в версии 2013 существует возможность создать срез для любой таблицы.

Для этого нужно выполнить следующие шаги:

1. Выделить в таблице одну ячейку и выбрать вкладку Конструктор .

2. В группе Сервис (или на вкладке Вставка в группе Фильтры ) выбрать кнопку Вставить срез .

1. В диалоговом окне отметить поля, которые хотите включить в срез и нажать OK.

Форматирование срезов

1. Выделить срез.
2. На ленте вкладки Параметры выбрать группу Стили срезов , содержащую 14 стандартных стилей и опцию создания собственного стиля пользователя.

1. Выбрать кнопку с подходящим стилем форматирования.

Чтобы удалить срез, нужно его выделить и нажать клавишу Delete.

Расширенный фильтр и немного магии

У подавляющего большинства пользователей Excel при слове «фильтрация данных» в голове всплывает только обычный классический фильтр с вкладки Данные — Фильтр (Data — Filter) :

Такой фильтр — штука привычная, спору нет, и для большинства случаев вполне сойдет. Однако бывают ситуации, когда нужно проводить отбор по большому количеству сложных условий сразу по нескольким столбцам. Обычный фильтр тут не очень удобен и хочется чего-то помощнее. Таким инструментом может стать расширенный фильтр (advanced filter), особенно с небольшой «доработкой напильником» (по традиции).

Для начала вставьте над вашей таблицей с данными несколько пустых строк и скопируйте туда шапку таблицы — это будет диапазон с условиями (выделен для наглядности желтым):

Между желтыми ячейками и исходной таблицей обязательно должна быть хотя бы одна пустая строка.

Именно в желтые ячейки нужно ввести критерии (условия), по которым потом будет произведена фильтрация. Например, если нужно отобрать бананы в московский «Ашан» в III квартале, то условия будут выглядеть так:

Чтобы выполнить фильтрацию выделите любую ячейку диапазона с исходными данными, откройте вкладку Данные и нажмите кнопку Дополнительно (Data — Advanced) . В открывшемся окне должен быть уже автоматически введен диапазон с данными и нам останется только указать диапазон условий, т.е. A1:I2:

Обратите внимание, что диапазон условий нельзя выделять «с запасом», т.е. нельзя выделять лишние пустые желтые строки, т.к

пустая ячейка в диапазоне условий воспринимается Excel как отсутствие критерия, а целая пустая строка — как просьба вывести все данные без разбора.

Переключатель Скопировать результат в другое место позволит фильтровать список не прямо тут же, на этом листе (как обычным фильтром), а выгрузить отобранные строки в другой диапазон, который тогда нужно будет указать в поле Поместить результат в диапазон. В данном случае мы эту функцию не используем, оставляем Фильтровать список на месте и жмем ОК. Отобранные строки отобразятся на листе:

Добавляем макрос

«Ну и где же тут удобство?» — спросите вы и будете правы. Мало того, что нужно руками вводить условия в желтые ячейки, так еще и открывать диалоговое окно, вводить туда диапазоны, жать ОК. Грустно, согласен! Но «все меняется, когда приходят они » — макросы!

Работу с расширенным фильтром можно в разы ускорить и упростить с помощью простого макроса, который будет автоматически запускать расширенный фильтр при вводе условий, т.е. изменении любой желтой ячейки. Щелкните правой кнопкой мыши по ярлычку текущего листа и выберите команду Исходный текст (Source Code) . В открывшееся окно скопируйте и вставьте вот такой код:

Эта процедура будет автоматически запускаться при изменении любой ячейки на текущем листе. Если адрес измененной ячейки попадает в желтый диапазон (A2:I5), то данный макрос снимает все фильтры (если они были) и заново применяет расширенный фильтр к таблице исходных данных, начинающейся с А7, т.е. все будет фильтроваться мгновенно, сразу после ввода очередного условия:

Так все гораздо лучше, правда?

Реализация сложных запросов

Теперь, когда все фильтруется «на лету», можно немного углубиться в нюансы и разобрать механизмы более сложных запросов в расширенном фильтре. Помимо ввода точных совпадений, в диапазоне условий можно использовать различные символы подстановки (* и ?) и знаки математических неравенств для реализации приблизительного поиска. Регистр символов роли не играет. Для наглядности я свел все возможные варианты в таблицу:

Отбор по столбцу с текстовыми значениями

Если столбец содержит текстовые значения, то меню фильтра будет иметь следующий вид.

Сначала отобразим только те строки, которые содержат в столбце Товар слово Гвозди ( Регистр букв не имеет значения). Сделаем это 2-мя способами.

Способ 1. Нажмем стрелку раскрытия фильтра. Затем нажмем на значение (Выделить все) – снимутся все галочки. Затем установите галочку напротив значения гвозди .

Нажмите ОК. В итоге отобразятся только те строки, которые содержат в столбце Товар значение Гвозди (т.е. строки со значениями Лучшие Гвозди или Гвозди 10 мм отобраны не будут). Понять, что применен фильтр очень просто: стрелка раскрытия фильтра изменит свой вид (на ней появится маленькая воронка), а номера отобранных строк станут синими. Если подвести курсор к стрелке раскрытия фильтра столбца, в котором используется фильтрация, отобразится всплывающая подсказка с фильтром, который используется в данном столбце, например, Товар : «Равно Гвозди». В строке состояния (внизу листа) отображается информация о примененном фильтре: «Найдено записей: 13 из 76».

Снять примененный фильтр можно несколькими способами:

• Нажмите стрелку раскрытия фильтра. Выберите пункт Снять фильтр с “Товар” или;
• Нажмите стрелку раскрытия фильтра, затем нажмите на значение (Выделить все) или;
• Выберите команду Очистить ( Данные/ Сортировка и фильтр/ Очистить ) или;
• Выберите команду Очистить , но в другом меню ( Главная/ Редактирование/ Сортировка и фильтр/ Очистить ) или;
• Нажмите сочетание клавиш CTRL+SHIFT+L (должна быть выделена любая ячейка таблицы). При этом фильтр будет выключен.

Способ 2. Нажмем стрелку раскрытия фильтра. Выберем Текстовый фильтр Равно.. . Появится диалоговое окно, введем значение гвозди или выберем его из выпадающего списка.

В результате получим тот же результат.

Примечание: Если в столбце содержится и текстовые значения и числа (пример “неправильной” таблицы), то MS EXCEL будет отображать меню Числовые фильтры только в том случае, если количество чисел в столбце больше чем текстовых значений. В противном случае будут отображено меню Текстовые фильтры .

Теперь используя Способ 2 рассмотрим настройку других текстовых фильтров. Например, установим фильтр для отбора строк, которые содержат в столбце Товар значения начинающиеся со слова Гвозди . В этом случае будут строки со значениями Гвозди и Гвозди 10 мм.

Для этого нажмем стрелку раскрытия фильтра. Выберем Текстовый фильтр Начинается с.. .

Введем значение Гвозди, в результате получим:

Аналогично можно настроить фильтр для отображения строк, у которых в столбце Товар значения заканчиваются на >;>содержат или не содержат определенные значения.

Более того, в диалоговом окне Настраиваемый фильтр возможно использование Подстановочных знаков , которые могут сделать настройку фильтра очень гибкой. Но, как правило, сложные критерии фильтра не используются, т.к. их невозможно сохранить, в отличие от Расширенного фильтра . Единственное, что можно сделать – это использовать отмену последнего действия ( CTRL+Z ), который запоминает настройки фильтра. Например, применив последовательно 3 условия фильтрации можно используя комбинации CTRL+Z и CTRL+Y отменять и заново применять условия фильтрации (не выполняйте при этом никаких других действий кроме настройки фильтра!).

СОВЕТ : Т.к. условия отбора записей (настройки автофильтра) невозможно сохранить, то чтобы сравнить условия фильтрации одной и той же таблицы в разных случаях, скопируйте лист с исходной таблицей, затем примените нужные фильтры для оригинала таблицы и ее копии. Для сравнения результатов фильтрации используйте 2 окна (для каждой из таблиц). Для этого создайте новое окно ( Вид/ Окно/ Новое окно ), перейдите в новый лист, затем выберите требуемый вид отображения окон ( Вид/ Окно/ Упорядочить все/ Рядом ).

Как сделать и использовать расширенный фильтр в Excel

Однако использование обычного фильтра, может устроить не всех пользователей. Дело в том, что с его помощью можно отфильтровать данные, задав ограниченное количество условий. Если Вас такое не устроит, тогда нужно воспользоваться расширенным фильтром в Эксель.

Рассмотрим его применение для следующей таблицы. Расположена она в диапазоне ячеек А6:Е31 . В ней представлена информация об учениках школы.

Например, нужно выбрать всех девочек, рост которых меньше 160 см. Это можно сделать, применив обычный фильтр для столбцов. Но если мы захотим отобрать и мальчиков с ростом больше 180 см, то с его помощью ничего сделать у нас не получится. Будут выданы результаты с мальчиками и девочками, рост которых находится в приделах от 160 до 180 см. Здесь нам и пригодиться использование расширенного фильтра. Надеюсь, разница Вам понятна.

Функция «Фильтр»

24 сентября 2018 года была представлена новая функция, которая также умеет фильтровать данные. Появилась она совместно с инновационным обновлением, которое добавило динамические массивы в Excel. Эта функция, аналогично шести остальным, доступна тем пользователям, которые пользуются последней версией Microsoft Office 365.

Фактически она призвана полностью заменить функционал расширенного фильтра в Excel, который требовал неких танцев с бубном, чтобы его можно было более-менее удобно использовать. 

Синтаксис функции следующий.

=ФИЛЬТР(массив; включить; )

Разберем основные аргументы:

1. Массив. Это диапазон (как представленный в виде ссылки, так и именованный), который будет использоваться для фильтрации данных.
2. Включить. Это массив переменных, имеющих такую же ширину и высоту, как и массив. Простыми словами, это условия, при которых должны отображаться конкретные значения.
3. Если_пусто. Это дополнительный аргумент, который задает значение, которое возвращается при обнаружении, что все значения включенного массива пустые. 

Использовать можно те же логические операторы в качестве условий, которые приводились выше. При этом есть ряд особенностей в работе этой функции, которые нужно учитывать:

1. Она задействует динамические массивы. Учитывая это, результат всегда будет касаться и смежных ячеек. 
2. Если необходимо задать фильтру несколько условий, необходимо использовать знак умножения во втором аргументе, а сами условия взять в скобки.
3. Для использования оператора ИЛИ нужно использовать знак суммирования вместо знака умножения, а сами критерии также взять в скобки.
4. Если окажется, что в ячейке, в которую будет возвращаться значение, уже есть какие-то значения, то появится ошибка #ПЕРЕНОС! Чтобы избавиться от нее, нужно очистить данные, содержащиеся в соответствующей ячейке.

Таким образом, тот сложный функционал расширенного фильтра можно реализовать с помощью одной простой функции Excel. Главное – немного потренироваться и иметь последнюю версию Microsoft Office.

Настройка фильтрации

Для настройки фильтрации используйте:

• кнопку «Фильтрация» на вкладке «Конструктор» ленты инструментов (также на вкладке «Главная» или «Данные» для экспресс-отчета);

• вкладку «Фильтрация» боковой панели.

Примечание. Для применения расширенных настроек фильтрации используйте язык программирования Fore.

Доступны следующие варианты фильтрации:

• Скрывать пустые значения. Будут скрыты строки/столбцы, не содержащие никакой информации;

• Скрывать нулевые значения. Будут скрыты строки/столбцы, содержащие нулевые значения;

• Скрывать нечисловые значения. Будут скрыты строки/столбцы, содержащие только нечисловые значения;

• Оставлять владельцев неисключенных элементов. Родительские элементы неисключенных фильтрацией строк/столбцов не будут скрыты;

• Скрывать по условию. Будут скрыты строки/столбцы, все данные ячеек которых соответствуют заданному в раскрывающемся списке условию. Большинство условий использует одно или два числа для сравнения с результатом ячейки:

• • равные А;

  • не равные А;

  • большие А;

  • меньшие А;

  • большие или равные А;

  • меньшие или равные А;

  • между А и В включительно;

  • меньшие А или большие В;

Для задания сложной формулы используйте вариант «выражение». При использовании данного пункта доступна подстановка «value», соответствующая значению ячейки. При использовании выражения доступны стандартные арифметические операции, объединение выражения скобками. В регламентных отчетах доступно использование функций прикрепленных модулей>;

• Скрывать по формуле. Будут скрыты строки/столбцы, соответствующие формуле, заданной через «Редактор выражения>»;

• Исключить отмеченные из фильтрации. Будут скрыты выбранные элементы измерения. Настройка доступна при раздельной фильтрации строк и столбцов.

Примечание. При наличии нескольких измерений по строкам/столбцам будут применены настройки последнего включенного измерения.

Отключение фильтрации

Для отключения фильтрации отожмите верхнюю часть кнопки «Фильтрация» на вкладке ленты «Данные» или «Конструктор» (в экспресс-отчете) или «Конструктор» (для выделенного блока аналитической панели).

Формирование условий фильтрации

Этот этап является ключевым и раскрывает всю мощь инструмента. Для начала Вы должны научиться правильно задавать критерии для отбора.

Они могут быть 3 видов:

– текстовые критерии

Если в качестве текстового критерия ввести в поле какое-то слово, например, “Москва”, то будут отобраны ВСЕ строки, в которых в заданном столбце запись начинается со слова “Москва”

Если слово или часть слова нужно искать не с начала строки, а во всей, то необходимо пользоваться подстановочными знаками. В примере ниже найдены все строки, в которых в столбце “Город” есть слово “Петербург”

Если нужно найти точное вхождение слова или фразы, то критерий придется задать несколько необычной формулой. Например, чтобы найти строки, в которых записано “Петербург” и не отображать строки “Санкт-Петербург”, нужно ввести формулу: =”=Петербург” (именно так, с двумя знаками “=”).

– числовые критерии и даты

В качестве критерия можно вводить число (и тогда будут отобраны строки, в которых значения столбца равны этому числу)

Также можно вводить выражения с использованием логических операторов (>, <, >=, <=, <>). Например, найти строки с суммой больше 500 000 можно введя критерий >500000

Особо внимательным нужно быть при вводе критериев в виде даты. Даты обязательно необходимо вводить через косую черту. Например, чтобы отобрать все сделки после 4 января 2017, нужно ввести критерий по полю “Дата” – >04/01/2017 (в некоторых версиях Excel требуется осуществлять ввод в формате ММ/ДД/ГГГГ, то есть сначала указывать месяц. Имейте это в виду при работе).

– формулы

Самое лучшее, что умеет расширенный фильтр – это использовать в качестве критерия формулы. Чтобы все работало, задаваемая Вами формула должна возвращать значение ИСТИНА (и тогда строка выведется) или ЛОЖЬ (строка будет скрыта)

Крайне важно – шапка столбца с формулой должна отличаться от любой записи в шапке таблицы (можете вообще оставить ее пустой). При написании формул, не забывайте правильно расставлять абсолютные и относительные ссылки

Например, если нужно показать топ 5 строк по полю сумма, то необходимо будет ввести следующую формулу:

=F10>НАИБОЛЬШИЙ($F$10:$F$37;6),

где F10 – ячейка первой строки в столбце “Сумма” (она не закреплена, так как формула будет перебирать строки по очереди), $F$10:$F$37 – ссылка на диапазон, который занимает столбец “Сумма” (ссылка закреплена, так как столбец не изменяется).

В результате формула пройдет по всем строкам (от 10-ой до 37-ой) и скроет все, кроме тех, где значение больше шестого по величине (то есть оставит ТОП 5).

Конечно, все описанные критерии и примеры можно реализовать с помощью обычного автофильтра (кроме возможности использовать формулы). Однако, весь потенциал расширенного фильтра раскрывается, когда Вы умеете правильно комбинировать множество критериев между собой.

Итак, основные концепции, которые Вам нужно усвоить для успешного применения Расширенного фильтра:

– заголовок столбца, в котором пишем критерий отбора, должен быть точно таким же, как у того столбца, к которому применяем этот критерий. То есть, если отбираем строки, в которых в столбце “Сумма” значение больше 500, то и условие >500 пишем под шапку “Сумма”;

– условия, записанные в одной строке, воспринимаются фильтром как связанные оператором И. Например, на картинке ниже записано условие И год 2017, И город Москва, И менеджер Петров.

– условия, записанные в разных строках, воспринимаются фильтром как связанные оператором ИЛИ. Условия могут применяться как к одному столбцу, так и к разным. Например, на картинке ниже записано условие ИЛИ город Москва, ИЛИ менеджер Иванов. Таким образом, каждая строка – это единый набор условий.

– если нужно задать условие И, но при этом использовать один и тот же столбец (например, И сумма больше 500 000, И сумма меньше 600 000), то заголовок такого столбца нужно продублировать дважды. Пример:

Теперь Вы знаете, какие критерии можно задавать, и как их правильно комбинировать. Этого достаточно, чтобы создавать сложные запросы, которые не под силу обычному автофильтру. Например, если нужно показать все сделки в Москве за 2017 год с суммой больше 500 000, а также одновременно отобразить все сделки Иванова за 2016 год, которые входят в ТОП5, то критерии будут выглядеть вот так:

Плюсы и минусы расширенного фильтра в программе «Эксель»

Так как расширенная фильтрация — это дополнение к обычной, то в ее использовании есть свои преимущества и недостатки. Их мы сейчас и рассмотрим.

Плюсы расширенной фильтрации:

можно использовать формулы.

Минусы расширенной фильтрации:

• чтобы проделать данную операцию, необходимо потратить больше времени на разбирательство с введением диапазона и исходных данных;
• для использования расширенного фильтрования с применением формул необходимо знать и уметь пользоваться правилами логики и составления уравнений MS Excel.

Несмотря на наличие минусов, эта функция имеет все же большее количество возможностей, нежели просто автофильтрация. Хотя при последней нет необходимости вводить что-то свое, кроме критерия, по которому будет проводиться выявление значений.