Production ready: 4 вопроса, которые важно задать перед созданием чек-листа

Пример чек-листа для регистрации типа дефектов

Для первого примера рассмотрим чек-лист качества для регистрации дефектов. Данный чек-лист применяется в различный сферах производства. Назовем его “Причина образования несоответствующей продукции” или “Причина дефектов”.

Причина образования несоответствующей продукции 

№пп Дата события Дефект Количество
1 15.06.2020 Царапина 3
2 15.06.2020 Скол 1
3 15.06.2020 Трещина 5
4 15.06.2020 Отсутствие краски 2
5 15.06.2020 Некорректный размер 3

Пример чек-листа регистрации дефектов

Для чего используется чек-лист регистрации дефектов? Для последующего анализа. Вы можете проанализировать, например, наиболее часто возникающие дефекты. Делается этого для, чтобы в дальнейшем выявить причины возникновения этих дефектов. Соответственно, вы можете проанализировать возможность устранения или уменьшения этой причины. Таким образом, вы можете повысить качество продукции.

Пример чек-листа для контроля выполнения операций

Чек-лист для контроля выполнения операций помогает контролировать правильную работу оборудования. Соответственно, правильная работа оборудования предотвращает возникновение дефектов продукции. По моему мнению, чек-лист контроля операций должен применяться на всех производствах, где продукция производится с помощью технологического оборудования. 

Чек-лист начала смены на оборудовании металлообработки 

№пп Операция Отметка о выполнении
1 Давления сжатого воздуха в пределах 5…5,5 бар +
2 Проверка отсутствия утечки масла +
3 Проверка отсутствия утечки воды +
4 Проверка отсутствия утечки сжатого воздуха +
5 Проверка отсутствия остатков обрабатываемого материала на столах, передающих устройствах, рабочих плоскостях  +
6 Все ограждения в исправном состоянии +
7 Проверка исправности оптических барьеров +

Пример чек ‑листа начала смены на оборудовании

Таким образом, с помощью такого чек-листа Вы заранее можете предотвратить возникновение брака по причине неисправности оборудования. 

Разрабатывать чек-лист необходимо под Вашу деятельность и специфику работы

Очень важно понимать, что при возникновении новых видов дефектов, чек-лист необходимо обновлять. Тоже самое касается и чек-листов контроля операций

Появилась необходимость контроля дополнительной операции — внесите это в чек-лист. 

  • Диаграмма Исикавы
  • Гистограмма
  • Диаграмма Парето
  • Карты Шухарта
  • Диаграмма рассеяния
  • Стратификация данных

При использовании материалов статьи ознакомьтесь с Правилами

10 преимуществ чек-листов

  1. Организация.Чек-листы обеспечивают прямое выполнение основных задач и помогают людям стать более организованными, гарантируя, что ни одного этапа в процессе не пропущено. Даже если шаг очень простой, о нём всё равно можно забыть. Чек-лист позволяет избежать отвлекающих факторов, заставляя выполнять только те задачи, которые в нем указаны. Он помогает быстро и эффективно управлять различными элементами и планировать свои действия.
  2. Мотивация.Чек-листы мотивируют действовать и выполнять задачи. Поскольку успешное выполнение чек-листа дает чувство удовлетворения, это становится хорошей привычкой — человек добивается большего благодаря положительным результатам.
  3. Продуктивность.Имея чек-лист, вы можете выполнять повторяющиеся задачи быстрее, эффективнее и с меньшим количеством ошибок. Это дает больше времени в течение дня и гарантирует меньше авралов вроде «пятилетку за три дня». Вы работаете более продуктивно и делаете больше каждый день.
  4. Креативность.Чек-листы позволяют справляться с повторяющимися задачами и использовать больше возможностей мозга для творческой деятельности — например при разработке сторителлинга. Поскольку чек-лист сокращает количество стресса и авралов, у вас будет больше времени для творчества, а также появится возможность мыслить более ясно.
  5. Делегирование полномочий.Разбивая задачи на конкретные шаги, чек-листы дают больше уверенности при делегировании каких-то действий. Когда мы чувствуем уверенность в том, что задачи будут выполняться правильно, мы делегируем больше и становимся значительно более продуктивными. К тому же, чек-листы предотвращают проявление ненужной инициативы.
  6. Экономия времени.Простое и упорядоченное описание нужных шагов упрощает их выполнение и приводит к сокращению количества ошибок. Это помогает избежать бесполезной траты времени на устранение проблем и на определение того, что делать дальше. Чек-лист сам подсказывает, что делать дальше, и упорядочивает тайм-менеджмент.
  7. Предотвращение фатальных ошибок.Чек-листы могут буквально спасать жизни. Когда авиакорпус армии США представил бомбардировщик B-17, опытный летчик разбил самолет во время второго демонстрационного полета. После этой трагедии армия потребовала, чтобы пилоты использовали специальный чек-лист перед взлетом. Тот же тип используется сегодня и помогает избежать сбоев.
  8. Совершенствование бизнес-процессов.Чек-листы обеспечивают дисциплину и последовательность. В зависимости от типа бизнеса, многое может зависеть от правильного завершения процесса. Например, гарантия лучшего обслуживания, которая обеспечивается стандартизованной процедурой чек-листа, — это то, что увеличивает ценность бренда. Использование чек-листов также гарантирует, что никто ничего не забудет. Если менеджеры компании делают что-то снова и снова, и вы хотите, чтобы они делали это правильно, — используйте чек-лист.
  9. Получение отчётности.Чек-листы могут использоваться для получения данных, построения графиков, гистограмм или диаграмм. Это может понадобиться для управления развитием какой-то функции или деятельности, или для отчётов о состоянии дел. Использование чек-листов также поможет создать цифровой архив данных вместо бумажных гор размером с Эверест.
  10. Геймификация бизнеса.Есть что-то иррациональное в том, что людям нравится отмечать пункты из списка как сделанные. Но это так — исследования показали, что использование чек-листов повышает вероятность 100% выполнения задач. Это хорошо согласуется с новыми теориями геймификации бизнеса.

Как создать чек лист

Если речь идет о списке повседневных дел, то здесь нет ничего сложного. Вам всего лишь нужно подумать о том, что вам надо сделать в первую очередь, а что может подождать. При необходимости, можете указать предполагаемое время решения поставленной задачи.

Итак, как сделать чек лист? Это зависит от целей его написания, а также от сферы применения. Но чтобы сформировать нужный документ, нужно руководствоваться такими простыми подсказками:

  • определить разновидность чек-листа;
  • разделить документ на 3 графы: номер п/п, название и условия задачи, результат выполнения задания;
  • все пункты краткие, лаконичные, но понятные;
  • один чеклист должен иметь от 5 до 20 пунктов (если их больше, то лучше разбить одно задание на несколько этапов, а для каждого из них составить отдельный check list);
  • пункты плана должны располагаться в логической последовательности;
  • можно добавлять дедлайны (временные ограничения) для повышения эффективности работы.

Это еще не все аспекты, которые касаются вопроса, как составить чек лист. Если вы создаете его на электронном носителе, то постарайтесь сделать так, чтобы план помещался на одном листе текстового редактора. Также нужно постараться создать файл таким образом, чтобы и на телефоне, и на планшете, и на компьютере вы могли просмотреть его без прокрутки.

На заметку. Не стоит прописывать в вашем документе абсолютно все до мельчайших подробностей. Обозначьте самые основные, нужные и важные моменты, записав детали «между строк».

Как оформить чек лист? Внешнее, то есть, графическое оформление такого документа. Для него рекомендуется использовать не больше 2 цветов. Чтобы выделить основные моменты в тексте можно применять заглавные и курсивные буквы

Это будет лучше, чем использовать разноцветную палитру, которая делает текст пестрым, и отвлекает внимание от его сути

Образцы и примеры чек-листов

То, как выглядит чек-лист, зависит от сферы его применения. Давайте рассмотрим несколько простых примеров, которые помогут вам понять все особенности этого документа.

Так, возьмем за основу образец чек-листа для сбора школьного портфеля ребенку. Что ему может понадобиться в первую очередь:

  • учебники;
  • тетрадки;
  • пенал;
  • ручки;
  • карандаши (простые или цветные);
  • альбом для рисования;
  • акварели или гуашь;
  • кисточки;
  • ластики.

Этот список можно продолжать еще очень долго. На каждый школьный день ребенку могут понадобиться другие предметы и инвентарь, поэтому списки можно оформлять тоже ежедневно.

Другой пример чек-листа, но уже для сферы бизнеса. Направление деятельности компании: разработка и распечатка визитных карточек. Пример чеклиста:

  • разработка дизайна визитки;
  • согласование всех аспектов относительно оформления с заказчиком;
  • печатание визитных карточек;
  • отправка товара покупателю.

Здесь поэтапно расписаны все шаги, которые необходимо сделать работникам фирмы для совершения успешной сделки с клиентом. Возле каждого пройденного этапа ставится галочка или крестик, как отметка того, что действие выполнено. Возможна также постановка дат и времени, когда были сделаны те или иные шаги.

Таким образом, мы изучили, как правильно составить чек лист, и что это вообще такое. Данный документ можно назвать списком, планом, ежедневником, шпаргалкой, подсказкой – как угодно. Но суть остается прежней: чеклист значительно облегчает повседневную жизнь, а также способствует успешному ведению бизнеса – реального и виртуального.

Зачем нужен чек лист

1. Чек-лист — это список, который содержит ряд необходимых пунктов для какой-либо работы или процедуры.

Выполняя работу, каждый сотрудник может отмечать пункты из списка, и это позволит  узнать о состоянии выполнения этой работы, а также на каком этапе реализации проекта находится ваш коллега.

Часто в спешке можно легко забыть важную деталь. Эффективный чек-лист позволяет отследить, все ли пункты для завершения задачи были выполнены.

Так, сотрудники могут  заменять друг друга в случае появления форс-мажорных обстоятельств. Потому что легко смогут сверять свои действия с чек-листом. К тому же, чек-лист позволит избежать многих ошибок по невнимательности.

2. Экономия рабочего времени. С чек-листом на выполнение одной задачи будет тратиться гораздо меньше времени, потому что сотрудники четко видят, что им необходимо конкретно сделать, а не тратить время попусту на продумывание плана работы. Это все позволяет повысить эффективность работы офиса и компании в целом.

3. Чек-лист — единица контента. Помимо практической пользы в рамках работы фирмы, чек-листы также используются в качестве контента для информационных ресурсов, для блогов, для рассылки или групп социальных сетей. Потому что-чек лист можно опубликовать в виде отдельной статьи для сайта.

4. Повышается скорость обучения новых сотрудников. Когда в компании есть база готовых чек-листов по выполнению различных задач, то ввести в курс дела нового сотрудника не составит труда, достаточно коротко рассказать суть задачи и дать чек-лист для самостоятельной работы.

5. Высокий результат и уменьшение числа ошибок.

Чек-листы могут применяться в самых разных отраслях: существуют чек-листы для маркетологов, официантов, дизайнеров, пилотов, организаторов проектов и т.д.

Работа с чек-листом сводится к тому, что выполнив одно действие, его следует отметить в чек-листе. Таким образом, отмечая все пункты, можно увидеть, как скоро и насколько эффективно выполнена работа.

Например, менеджер по продажам может использовать чек-лист при проведении переговоров с клиентом по телефону и сверять пункты, которые они обсудили с клиентом. Так, все важные детали разговора будут всегда перед глазами у менеджера и он будет понимать, что ничего не забыл сообщить клиенту.

Кстати говоря, если вы  пользуетесь таск-менеджерами, то вы ежедневно составляете чек-листы для эффективности работы и жизни в целом. Главное правило для составления чек-листов: один пункт — одна операция.

Чем полезен ежедневник

Еще древнегреческий философ Пифагор говорил: «Просыпаясь утром, спроси себя: «Что я должен сделать?». Вечером, прежде чем заснуть: «Что я сделал?». Ежедневник – инструмент, который нужен именно для этого. С его помощью можно структурировать хаос случайных процессов в работе и частной жизни человека. Он помогает:

  1. планировать задачи;
  2. выставлять приоритеты;
  3. отслеживать выполняемость задач, что снижает фрустрацию от перегрузки и возвращает свободное время;
  4. записывать идеи, чтобы не забыть;
  5. конспектировать все, что требуется;
  6. структурировать мысли, схематизировать;
  7. рефлексировать о прошедших днях или неделях, письменно фиксируя свои эмоции.

Профессор психологии Доминиканского университета в Калифорнии Гейл Мэтьюз, провела исследование, в рамках которого выяснилось, что выполнение целей и задач было на 42% выше, если они были записаны в ежедневнике от руки. Кроме того, регулярное использование ежедневника снижает стресс, так как дает ощущение контроля над ситуацией.

Стратегически важно вести ежедневник всем, у кого задач больше, чем на 10 часов в день, или кому просто дорог сон. Этот инструмент будет полезен и тем, у кого большое количество встреч по долгу службы или по личным вопросам

Он необходим в периоды, когда нужно взять себя и свою жизнь в руки и сделать «марш-бросок» в карьере/личной жизни. Именно когда люди планируют начать жизнь «с чистого листа», они часто начинают вести ежедневник для постановки целей и моральной поддержки.

Экономика образования

Тайм-менеджмент: 15 методов эффективного управления временем

Теперь всё понятно. А чек-лист по составлению чек-листа будет? 🙂

Конечно! Итак, если вы составляете свой чек-лист, то убедитесь, что:

  • определены цель и ЦА чек-листа. Чек-лист помогает ничего не забыть, дать новую информацию или поднять настроение? Он актуален для фрилансеров с детьми или студентов-первокурсников?
  • заголовок отражает тему. А заодно и то, что выше. «Что взять на отдых» и «Что взять на отдых с ребёнком» — списки для разных целевых аудиторий;
  • пункты расположены по хронологии или приоритету, но не вразнобой. Должны быть логика и структура;
  • сложные задачи разбиты на подпункты и объединены в тематические разделы. Один пункт — одно действие;
  • пункты лаконичны и понятны. При необходимости к ним можно добавить краткие пояснения;
  • выдержан формат. Памятка по подготовке аккаунта к рекламе не должна превращаться в советы по грамотному SMM или обзор трендов в оформлении ленты;
  • охвачены и раскрыты все ключевые вопросы по теме. Если список получается слишком объёмным и разнородным — возможно, тему стоит сузить;
  • личные предпочтения и незначительные детали опущены. Чем более универсальным будет чек-лист, тем лучше.

Преимущества и сложности в использовании

Рассмотрим основные преимущества и сложности, которые могут появиться при использовании чек-листов для различных кейсов и задач:

Плюсы:

  • Гибкость — этот вид проверки может быть использован во всех уровнях и типах тестирования, хоть и в разной форме, помимо этого, его легко адаптировать под нужды конкретной задачи.

  • Простота создания и поддержки — создать, использовать и поддерживать контрольный список несложно, помимо этого существует довольно много легкодоступных инструментов, но их я рассмотрю в конце статьи.

  • Удобно использовать в команде и вне ее — чек-листы можно использовать не только внутри команды, например для совместного тестирования одной фичи, но и как источник информации для команд разработки, заинтересованных в информации, так и для руководства.

  • Простота визуализации — легко понять, что уже готово, что не готово, оценить возможность передачи задачи в работу, например или изучить продукт или его часть на наличие и состояние критических проблем без траты времени на поиск в jira или подобных системах.

  • Расширение тестового покрытия за счет отличий при прохождении — тут и возможность избежать “парадокса пестицида” (подробнее можно почитать у автора термина), и возможность по-разному комбинировать проверки, в случае тестирования, например. функционального.

Минусы:

  • Недостаточная для некоторых целей детализация — например, внутри команды содержание будет понятным, но внешним заказчикам или руководству может быть непонятна суть пунктов списка.

  • Возможность различной интерпретации — QA инженеры с различным опытом могут выполнять одинаковые задачи, используя различные подходы, что может быть одновременно и плюсом и минусом.

  • Не всегда удобно для отчетности — ложные системные компоненты, функции и их взаимодействие сложно или даже невозможно проиллюстрировать с помощью чек-листов.

  • Не подходят для новичков и джунов — если опытный сотрудник без проблем может понять, что следует проверить, проконтролировать и учесть с помощью списков, так как он обладает достаточными знаниями о проекте, с новичком или джуниором есть вероятность, что такого уровня документации будет мало.

Что такое чек-лист в Инстаграм

С познанием, чек-листа в Инстаграм, точнее, что это такое, сталкиваются те, кто задумывался над темой, как раскрутить бизнес-аккаунт в Инстаграм, что бы поступали продажи. Ведь без чёткого алгоритма, котором и служит чек-лист, в подобном деле не обойтись.

Разумеется, для каждой специфики бизнеса он будет разный. Но, концепция всегда одна. Чтобы привлечь аудиторию на профиль, необходимо позаботиться не только о заказе масслукинга, но и изучить самые популярные темы для блога в Инстаграм, чтобы посты были интересны пользователям.

Таким образом, они будут с удовольствием посещать аккаунт и вероятность того, что сделают заявку на продвижение сайта через Яндекс будет гораздо больше. Чтобы напоминать о своих себе, рекомендуется регулярно использоваться теги, что усилит раскрутку аккаунта и подведёт пользователя к покупке. Постоянно занимайтесь обновлением контента, выкладывая посты с информацией о товарах или услугах.

Советы по составлению чек-листов

Вот несколько рекомендаций по созданию контрольных списков на основе информации из книги Глеба Архангельского «Тайм-менеджмент. Полный курс»

— сохраняйте гибкость при составлении и использовании чек-листов, в большинстве ситуаций допустим свободный порядок в перечислении пунктов

— формулируйте пункты списка, которые предполагают выполнение определённых действий (например, список дел на день), в результативно-ориентированном виде («оформить карту в банке», «позвонить в курьерскую службу, чтобы уточнить время доставки» и т.д.)

— добавляйте в чек-лист не более 10 основных пунктов, чтобы сохранять фокус внимания

— используйте цвет в оформлении чек-листа, например, выделив зелёным самое важное. 

Виды чек-листов

Существует несколько разновидностей чек-листов

Подробный список/перечень (англ. laundry list). Используется исключительно в качестве мнемонического устройства и нацелен на упрощение понимания и восприятия информации. Он состоит из набора категорий, которые могут находиться в любой последовательности без особого ущерба точности содержащихся в нём данных. Однако большую роль играет содержимое самих категорий, от которого зависит правдивость получаемых оценок
Поэтому повышенное внимание к группировке данных по категориям при составлении подробного перечня позволяет избежать множества ошибок. Отсюда идёт сравнение с сортировкой белья разных цветов при стирке и альтернативный перевод с английского языка названия laundry list как списка белья, отданного в стирку.

Высокопоследовательная контрольная таблица (англ
strongly sequential checklist). В данной таблице последовательность размещения данных оказывает непосредственное влияние на получаемый результат, вследствие чего ключевым этапом работы над созданием данной таблицы является именно корректное размещение имеющейся информации. В качестве примера можно привести предполётную контрольную таблицу, которая используется персоналом многих авиакомпаний для того, чтобы, например, определить возможность дальнейшей эксплуатации конкретного самолёта. В ней важна строгая последовательность характеристик с целью получения адекватной оценки машины.

Низкопоследовательная контрольная таблица (англ. weakly sequential checklist). Для данного типа контрольных таблиц последовательность размещения данных играет скорее некую психологическую роль, нежели логическую. Примером тому может послужить момент разработки стандартов оценивания программ, когда Д. Л. Стафлбиму казалось, что критерий тщательности должен непременно стоять после критерия полезности. Он мотивировал это тем, что скрупулёзность оценки не важна, если программа не доказала свою полезность. Таким образом, хотя на общий результат такая перестановка влияния не оказывает, она позволяет повысить эффективность проводимой оценки.

Повторяющаяся контрольная таблица (англ. iterative checklist). Главной особенностью данного типа контрольных таблиц является множественность переходов. То есть в процессе составления повторяющейся таблицы специально создаётся возможность рассматривать некоторые данные вне представленной очерёдности и возвращаться неограниченное число раз к вышестоящим категориям, постепенно опускаясь вниз по списку. В то же время часть информации расположена по порядку. Таким образом, повторяющаяся контрольная таблица является одновременно и последовательной и непоследовательной. Примером может послужить ключевая контрольная таблица.

Диагностическая контрольная таблица (англ. diagnostic checklist). Данный тип контрольных таблиц основан на разнообразных блок-схемах и широко применяется систематиками и механиками. Результатом её использования является заключения описательного или оценочного вида. В качестве примера можно привести таблицу по устранению неисправностей, результатом которой всегда является оценочный вывод, отражающий найденные неисправности.

Контрольная таблица оценки качества (англ. criteria of merit checklist). Такого рода таблицы используются тогда, когда, например, необходимо провести оценку компетенции учителей, оценку проведения оценки компетенции учителей; оценку тех, кто проводит оценку компетенции учителей и т. д. Примеров сфер, где может быть использована контрольная таблица оценки качества, — бесчисленное множество

В основу таких таблиц положена система очков: количество набранных баллов зависит от степени важности, а их сумма влияет на общую ценность. Их главной проблемой является то, что для получения правдивого результата необходимо в полной мере учитывать все компоненты оценки и избегать их дублирования, а достижение этой цели не всегда представляется возможным.

Не смотря на все разновидности, которые приведены выше, чек-листы также можно сгруппировать на два вида:

  1. Сделай-проверь (do-confirm)Подходит для опытных исполнителей, которые просто должны проверить, что ничего не упущено.
  2. Прочитай-сделай (read-do)Ориентирован на новичков. Нужно просто читать и пошагово выполнять достаточно простые действия. К примеру, сборка мебели.

Трекер? То есть бывают разные виды чек-листов?

Да, хотя различия незначительные.

Трекеры — инструменты для внедрения полезных привычек или избавления от вредных. Они позволяют отслеживать, насколько регулярно выполняются одни и те же действия на протяжении длительного времени. Например, если мы хотим ежедневно «выпивать 1,5 литра воды» или «читать книги в течение 30 минут минимум».


Пример трекера привычек. Источник

Есть чек-листы из разряда «не забыть», или памятки. Список покупок в магазине — типичная памятка.

Некоторые списки работают по принципу «прочитай — сделай». Например, это может быть чек-лист по составлению резюме. Пункты там больше похожи на советы, а цель такого списка — рассказать читателю о возможных способах и лайфхаках.


Пример чек-листа «прочитай — сделай». Источник

Ещё один вариант — чек-листы «прочитай — соотнеси с собой». Обычно это списки признаков, по которым можно определить то или иное явление. Например, распознать манипулятора или заметить надвигающуюся депрессию.


Пример чек-листа «прочитай — соотнеси с собой». Источник

Отдельно стоит выделить развлекательные чек-листы. Они несут не практическую или информационную ценность, а скорее удовольствие от чтения и проставления галочек (часто мысленного). К ним можно отнести списки различных идей: от «осенних дел» и новых сериалов до шутливого чек-листа студента.


Пример развлекательного чек-листа. Источник

Даже популярные буллшит-бинго можно приписать к чек-листам. У них другая форма, но тот же принцип: услышал фразу — ставишь галочку.

Польза (преимущества) чек-листов

Чек-лист сводит к минимуму возможность упущения важной информации. Таким образом, они напрямую снижают вероятность совершения ошибок «от незнания».
Чек-лист упрощает подачу информации, т.е

с ними проще работать, нежели, например, со статистическим анализом. Это повышает надёжность получаемых на выходе заключений.
Чек-лист снижает эффект ореола, т.е. тенденцию повышенного влияния одного крайне ценного фактора на проводимую оценку. Полностью устранить данный эффект получается довольно редко, однако контрольные таблицы, предоставляя возможность делить весь объём информации на составные части и проводить оценку частей, играют большую роль в снижении его влияния.
Чек-лист снижает эффект Роршаха, т.е. тенденцию оценщика видеть то, что он хочет видеть. Это также достигается путём разделения имеющейся информации на составные части.
Чек-лист объединяет в себе огромный объём специфической информации о предмете оценки. Таким образом, они представляют собой накопленные данные об определённых областях знания, структурированные так, чтобы достигались поставленные цели.
Чек-лист повышают обоснованность, надёжность, правдоподобность оценки, а также увеличивают объём знаний о предмете оценки.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock
detector